避難行動要支援者名簿（同意者名簿）の自治会等への提供について

避難支援等関係者として、要支援者に対し見守り支援等を実施いただくため、避難行動要支援者名簿（同意者名簿）の提供を希望する自治会等については、避難行動要支援者名簿提供申請書を市に提出いただき、市と協定の締結が必要です。

避難行動要支援者名簿取扱いについて（PDF：101KB）

自治会等への避難行動要支援者名簿提供に関する基準（PDF：149KB）

避難行動要支援者名簿（同意者名簿）提供までの流れ

避難行動要支援者名簿（同意者名簿）提供までの流れ（PDF：89KB）

1．名簿情報の提供に係る相談・申出

• 自治会長名にて名簿情報の提供の相談・申出をいただきます。
• 名簿情報の提供にあたり、次の確認及び説明をします。

　　・申出自治会の範囲確認

　　・個人情報の取扱い及び提出書類等の説明

2．協定書の締結及び申請書等関係書類の提出

• 「避難行動要支援者名簿の取扱いに関する協定書」を締結します。
• 自治会長名にて申請書等関係書類を提出していただきます。

　　【提出書類】

　　　避難行動要支援者名簿の取扱いに関する協定書（PDF：137KB）

　　　（様式第1号）避難行動要支援者名簿提供申請書（PDF：95KB）

　　　（様式第2号）避難行動要支援者名簿管理責任者届（PDF：95KB）

• 提出書類を確認し、申出自治会範囲内の避難行動要支援者の所在を確認します。
• 避難行動要支援者の所在の有無については、決定通知にて自治会長あて通知します。

3．決定通知及び名簿の提供

• 名簿情報の提供の可否について、自治会長あて決定通知を送付をします。
• 名簿情報の提供は、窓口にて名簿情報管理責任者のかたへ直接お渡しします。

  　（様式第4号）避難行動要支援者名簿提供決定通知書（PDF：95KB）

4．自治会内での情報共有

• 名簿情報管理責任者が名簿情報取扱者と情報共有する場合は、名簿情報管理責任者から名簿情報取扱者へ、名簿（個人情報）の取扱いについて説明していただきます。

5．名簿情報の更新、返却、名簿情報管理者等の変更、事故報告

• 提供する名簿は、毎年、定期的に更新します。
• 提供期間を過ぎた名簿は返却してください。
• 引き続き名簿の提供を希望する場合は、既に提供している名簿と引換えとなります。
• 自治会内の役員交代等により、名簿情報管理責任者及び名簿情報取扱者の変更が生じたときは、指定の変更届を提出してください。
• 提供した名簿情報の紛失、盗難、名簿情報の漏洩等の事故が生じたときは、（別紙1）個人情報紛失・漏えい等の報告フロー（PDF：420KB）に従い、直ちに個人情報保護委員会に事故報告を行っていただくとともに、要支援者本人への通知及び市への情報共有を行ってください。

　　【提出書類】

　　　（様式第3号）避難行動要支援者名簿管理記録簿（PDF：95KB）

　　　（様式第5号）避難行動要支援者名簿管理責任者等変更届（PDF：97KB）