No.00000149
担 当 部 局
220100 総務部 総務課
記 入 年 月 日
平成 25年 07月 12日
事 業 名
12 文書管理運営事業
政 策
20 内部管理
施 策
55 内部管理
会 計
01 一般会計
経常
科 目
02 総務費
01 総務管理費
01 一般管理費
区分
 
計画期間
昭和58年度〜平成27年度 
自治・法定受託
01 自治事務 
市の独自性
01 市単独支出(国府基準なし) 
独自性の根拠
04 その他 
新規・継続
00 継続 
根拠条文
箕面市文書取扱規程、箕面市情報公開条例、公文書等の管理に関する法律(公文書管理法)
位置づけられた市の個別計画
事業の特徴
子ども 
高齢者 
障害者 
男女協働参画 
健康・医療 
福祉 
学校教育 
生涯学習 
IT(情報システム) 
情報提供 
市民協働・コミュニティ 
都市基盤の整備 
都市基盤の維持・管理 
環境・景観・みどり 
市有建築物の管理 
安全・安心 
商工観光・農林業 
文化・歴史 
人権・国際・平和 
いずれにも該当しない 
事業の特徴についての説明は
こちら
をご覧ください
事業実施の意図(目的)
市民のみなさんと共有すべき知的資源である公文書を適切に管理し、市政の効果的運営及び市政情報提供の基盤を整えます。
全体事業計画
1 前々年度に作成した文書を審査します。各職場から引き継いだ文書を書庫管理します。常用文書についても把握し、各職場で管理します。 2 保存する文書の目録(簿冊単位)を作成します。 3 保存期間が満了した文書について、各職場の確認を経て廃棄します。 4 市役所本庁に配達される郵便物等の受け取りと各職場への配布を行います。
事業を廃止した場合、実施しない場合の影響
影響
1 文書の適切な管理ができないため、市政の効果的及び効率的な運営が難しくなります。 2 市民のみなさんが求められる市政情報の提供が難しくなります。
市民への影響の具体例
文書の適切な管理ができないため、市民のみなさんが求められる市政情報の提供が難しくなります。
平成24年度 事業
事業内容(計画)
1 平成23年度末に保存期間が満了する文書を、平成24年11月末日までに廃棄します。ただし、歴史公文書として永年保存に位置付け直す 必要がある文書は目録を作り直し、保存します。 2 平成22年(度)文書について平成24年7月末日までに全庁審査し、各職場から引き継いだ文書を書庫管理します。ただし、小中学校は夏 休み期間中に行います。その後、保存する文書の目録(簿冊単位)を作成します。 3 文書主任をはじめ職員に文書事務等を指導します。 4 市役所本庁に配達される郵便物を受け取り、各職場へ配布します。広域事業にかかる連絡便の運行をします。
第1四半期
第2四半期
第3四半期
第4四半期
実施結果(成果)
・平成23年(度)末に保存期間が 満了した本庁書庫保存文書を廃棄 処分しました。 ・平成22年(度)文書の審査・引 継ぎを実施しました。 ・永年文書の見直しをしました。
・平成23年(度)末に保存期間が 満了した各課等保管文書を廃棄処 分しました。 ・保存種別の標準規程の見直しを検 討しました。 ・永年文書の削減を検討しました。
・保存種別の標準規程の見直しの方 針を決定し、30年保存を新たに 設置することにしました。 ・選別保存済み行政史料から歴史公 文書として永年保存すべき文書を 抽出する作業に着手しました。
・文書取扱規程及び保存種別の標準 規程の改正に着手しました。 ・選別保存済み行政史料から歴史公 文書として永年保存すべき文書を 抽出する作業を継続しました。
終了にあたり課題と解決策
廃棄について、従来は業者委託 し、融解処理(リサイクル)していたものを、職員による本市クリーンセンターへの搬送に変更しました。日数や労力、従事職員の安全性に関わる課題を残しました。
永年文書の現状を庁内調査した結果、永年より短い期間にすべき文書が多くある実態が把握できたため、永年文書を精選する方法を検討します。
・30年保存の設置及び保存種別の 標準の見直しに伴い、文書取扱規 程及び保存種別の標準規程の改正 をします。 ・歴史公文書抽出については、廃棄 文書の確定を優先します。
・文書取扱規程及び保存種別の標準 規程の改正をします。 ・歴史公文書として永年保存する文 書を整理し、件名目録の整備を行 います。
実施結果
1 平成23年(度)末に保存期間が満了した文書について廃棄決定し、個人情報等の漏えいなく処分しました。 2 平成22年(度)文書の審査・引継ぎを実施しました。 3 保存種別の標準を見直し、30年保存を新たに設置し、永年文書の削減を図ることにしました。 4 選別保存済み行政史料から歴史公文書として永年保存すべき文書を抽出しました。
実施事業の課題の整理
(総括)
1 廃棄について、効率性、安全性及び費用を考慮した方法を検討します。 2 文書取扱規程及び保存種別の標準規程を改正します。 3 歴史公文書として永年保存する文書を整理し、件名目録の整備を行います。
課題を踏まえ次年度以降に向けた改善・改革内容
1 永年文書の電子化について検討します。 2 各課等が適切に保存種別を設定できるように、改正趣旨の周知等を行います。 3 歴史公文書として永年保存する文書を整理し、件名目録の整備を行います。
(単位:千円)
平成23年度
平成24年度
平成25年度
平成26年度
平成27年度
事業費
財源内訳
国庫支出金
府支出金
地方債
その他
一般財源
984
883
事業費計
ア
984
883
人件費
人数(単位:人)
1.8
2.1
人件費計
イ
9,382
11,563
減価償却費
ウ
0
0
トータルコスト(ア+イ+ウ)
10,366
12,446
(単位:千円)
平成23年度
平成24年度
平成25年度
平成26年度
平成27年度
決算額
566
317
■事後チェック欄(平成24年度事業結果に対するチェック)
施策目標達成に向け、外の事業と比較して、同一施策の中で極めて有効な事業であった。
前年度に比べ、施策の成果指標の向上への貢献度合いが進展した。
前年度に比べ、市民の満足度が上がった。
事業実施によって、直接の事業対象者以外にも波及的なメリットがあった。
他自治体に比べ、先進的な事業であった。
「箕面ブランド」を高める事業であった。
この事業実施によって、他の事業の廃止もしくは縮小できた。
実施方法・内容を工夫することで事業にかかるコストを縮減し、効率化することができた。
事業の一部または全部に関する、NPO、民間団体、ボランティア等へのアウトソーシングを、前年度に比べて拡大(初めて導入も含む)した。
市以外で実施できる主体はなかった。
事業実施の効果によって、市税収入等、財政的メリットがあった。
国・府等の特定財源を確保し、市の負担を軽減して実施することができた。
事業実施に伴い、広告事業による収入確保ができた。
ここ1〜2年で市民ニーズが急速に高まっている。
数年以内の期間限定の事業であり、永続的に実施するものではない。
平成25年度 事業
事業内容(計画)
1 平成24年度末に保存期間が満了する文書を、平成25年11月末日までに廃棄します。 2 平成23年(度)文書について平成25年7月末日までに全庁審査し、各職場から引き継いだ文書を書庫管理します。ただし、小中学校は夏 休み期間中に行います。その後、保存する文書の目録(簿冊単位)を作成します。 3 文書保存スペースの調整のため、永年保存文書の媒体変換を検討します。 4 文書主任をはじめ職員に文書事務等を指導します。 5 市役所本庁に配達される郵便物を受け取り、各職場へ配布します。広域事業にかかる連絡便の運行をします。
第1四半期
第2四半期
第3四半期
第4四半期
実施結果(成果)
・平成24年(度)末に保存期間が 満了した本庁書庫保存文書を廃棄 処分しました。 ・平成23年(度)文書の審査・引 継を実施しました。
・平成24年(度)末に保存期間が 満了した各部局常用文書を廃棄処 分しました。 ・平成23年(度)文書の審査・引 継を実施しました。
・平成26年度引継ぎ文書から、文 書の保存用品が紙表紙からパイプ 式ファイルに変更となるため、文 書の編集方法の変更を決定しまし た。
・平成26年度の引継ぎに向けて、 文書編集方法及び歴史公文書保存 についての説明会を開催しまし た。 ・その他、文書管理業務を行いまし た。
終了にあたり課題と解決策
・廃棄については、情報漏えいの防 止及びリサイクルの観点から、融 解処理としました。 ・パイプ式ファイル編集文書の引継 を円滑に行うための検討が必要で す。
・学校文書の引継について、教育委 員会との調整が必要です。
・平成26年度引継ぎを円滑に実施 するため、引継ぎ方法の変更につ いて周知を徹底するとともに、引 継ぎ手順の工夫が必要です。
・平成26年度引継ぎを円滑に実施 するため、引継ぎ手順を工夫しま す。また、学校文書の審査のあり 方について引き続き検討します。
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