No.00000149
担 当 部 局
220100 総務部 総務課
記 入 年 月 日
平成 24年 06月 27日
事 業 名
12 文書管理運営事業
政 策
20 内部管理
施 策
55 内部管理
会 計
01 一般会計
経常
科 目
02 総務費
01 総務管理費
01 一般管理費
区分
04 H24年度中に実施している事業 
計画期間
平成13年度〜平成22年度 
自治・法定受託
01 自治事務 
市の独自性
01 市単独支出(国府基準なし) 
独自性の根拠
04 その他 
新規・継続
00 継続 
根拠条文
箕面市文書取扱規程
位置づけられた市の個別計画
事業の特徴
子ども 
高齢者 
障害者 
男女協働参画 
健康・医療 
福祉 
学校教育 
生涯学習 
IT(情報システム) 
情報提供 
市民協働・コミュニティ 
都市基盤の整備 
都市基盤の維持・管理 
環境・景観・みどり 
市有建築物の管理 
安全・安心 
商工観光・農林業 
文化・歴史 
人権・国際・平和 
いずれにも該当しない 
事業の特徴についての説明は
こちら
をご覧ください
事業実施の意図(目的)
文書を正しく分類、整理、保管することによって、市民の皆さんに対してより分かりやすい市政情報の提供をめざします。
全体事業計画
1 各職場で保管する期限が過ぎた文書を引き継ぎ、その文書を点検、整理、保存します。 2 保存する文書の目録を作成します。 3 書庫の整理・整頓・市役所本庁に配達される郵便物等の受け取りと各職場への配布を行います。
事業を廃止した場合、実施しない場合の影響
影響
文書の正しい分類、整理、保存が難しくなり、市民の皆さんが求められる行政情報の提供が難しくなります。
市民への影響の具体例
文書の正しい分類、整理、保存が難しくなり、市民の皆さんが求められる行政情報の提供が難しくなります。
平成23年度 事業
事業内容(計画)
1 平成22年度末に保存期間が満了する文書を、平成23年11月末日までに廃棄します。 2 平成21年(度)文書を平成23年6月末日までに各職場から引き継ぎ、その後保存文書目録を作成します。 3 庁内LANの活用により、文書管理電算システムに依存しない文書管理を実施します。 4 市役所本庁に配達される郵便物を受け取り、各職場へ配布します。
第1四半期
第2四半期
第3四半期
第4四半期
実施結果(成果)
・平成22年度末に保存期間が満了し た本庁書庫保存文書を廃棄決定 し、個人情報等の漏えいなく処分 しました。 ・平成21年(度)文書の引継ぎを 実施しました。
・統括用品制度廃止に伴う、引継簿 冊の保存方法について検討を重ね ました。
・平成22年度末に保存期間が満了し た、出先機関等各職場における保 存文書を廃棄決定し、個人情報等 の漏えいなく処分しました。 ・白表紙の庁内一括購入するにあた り、庁内照会等を実施しました。
・白表紙の一括購入及び配布を行い ました。
終了にあたり課題と解決策
・文書管理の方法を変更しました。
・特にありません。
・特にありません。
・特にありません。
実施結果
・平成22年度末に保存期間が満了した文書を廃棄決定し、個人情報等の漏えいなく処分しました。 ・白表紙の一括購入及び配布を行いました。
実施事業の課題の整理
(総括)
・有期限の文書保存方法を白表紙からGファイルでの編綴に変更することで混乱を招くことのないよう、万全の準備を行います。
課題を踏まえ次年度以降に向けた改善・改革内容
・文書の保存期間の見直しを行います。 ・行政史料の保存選別方法を見直し、歴史公文書については文書作成者が作成時に永年保存にできるよう、文書保存種別の規程を改正します。
(単位:千円)
平成23年度
平成24年度
平成25年度
平成26年度
平成27年度
事業費
財源内訳
国庫支出金
府支出金
地方債
その他
一般財源
984
事業費計
ア
984
人件費
人数(単位:人)
1.8
人件費計
イ
9,382
減価償却費
ウ
0
トータルコスト(ア+イ+ウ)
10,366
(単位:千円)
平成23年度
平成24年度
平成25年度
平成26年度
平成27年度
決算額
566
■事後チェック欄(平成23年度事業結果に対するチェック)
施策目標達成に向け、外の事業と比較して、同一施策の中で極めて有効な事業であった。
前年度に比べ、施策の成果指標の向上への貢献度合いが進展した。
前年度に比べ、市民の満足度が上がった。
事業実施によって、直接の事業対象者以外にも波及的なメリットがあった。
他自治体に比べ、先進的な事業であった。
「箕面ブランド」を高める事業であった。
この事業実施によって、他の事業の廃止もしくは縮小できた。
実施方法・内容を工夫することで事業にかかるコストを縮減し、効率化することができた。
事業の一部または全部に関する、NPO、民間団体、ボランティア等へのアウトソーシングを、前年度に比べて拡大(初めて導入も含む)した。
市以外で実施できる主体はなかった。
事業実施の効果によって、市税収入等、財政的メリットがあった。
国・府等の特定財源を確保し、市の負担を軽減して実施することができた。
事業実施に伴い、広告事業による収入確保ができた。
ここ1〜2年で市民ニーズが急速に高まっている。
数年以内の期間限定の事業であり、永続的に実施するものではない。
平成24年度 事業
事業内容(計画)
1 平成23年度末に保存期間が満了する文書を、平成24年11月末日までに廃棄します。ただし、歴史公文書として永年保存に位置付け直す必要が ある文書は目録を作り直し、保存します。 2 平成22年(度)文書について平成24年7月末日までに全庁審査し、各職場から引き継いだ文書を書庫管理します。ただし、小中学校は夏休み 期間中に行います。その後、保存する文書の目録(簿冊単位)を作成します。 3 文書主任をはじめ職員に文書事務等を指導します。 4 市役所本庁に配達される郵便物を受け取り、各職場へ配布します。広域事業にかかる連絡便の運行をします。
第1四半期
第2四半期
第3四半期
第4四半期
実施結果(成果)
・平成23年(度)末に保存期間が 満了した本庁書庫保存文書を廃棄 処分しました。 ・平成22年(度)文書の審査・引 継ぎを実施しました。 ・永年文書の見直しをしました。
・平成23年(度)末に保存期間が 満了した各課等保管文書を廃棄処 分しました。 ・保存種別の標準規程の見直しを検 討しました。 ・永年文書の削減を検討しました。
・保存種別の標準規程の見直しの方 針を決定し、30年保存を新たに設 置することにしました。 ・選別保存済み行政史料から歴史公 文書として永年保存すべき文書を 抽出する作業に着手しました。
・文書取扱規程及び保存種別の標準 規程の改正に着手しました。 ・選別保存済み行政史料から歴史公 文書として永年保存すべき文書を 抽出する作業を継続しました。
終了にあたり課題と解決策
廃棄について、従来は業者委託 し、融解処理(リサイクル)していたものを、職員による本市クリーンセンターへの搬送に変更しました。日数や労力、従事職員の安全性に関わる課題を残しました。
永年文書の現状を庁内調査した結果、永年より短い期間にすべき文書が多くある実態が把握できたため、永年文書を精選する方法を検討します。
・30年保存の設置及び保存種別の標 準の見直しに伴い、文書取扱規程 及び保存種別の標準規程の改正を します。 ・歴史公文書抽出については、廃棄 文書の確定を優先します。
・文書取扱規程及び保存種別の標準 規程の改正をします。 ・歴史公文書として永年保存する文 書を整理し、件名目録の整備を行 います。
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